Bei vorerfasst sparen Kanzleien spürbar Zeit und Personalstunden, weil die Abläufe konsequent automatisiert sind. Die eigentliche Entlastung entsteht nicht erst durch KI, sondern durch strukturierte Prozesse, die manuelle Schritte, Medienbrüche und Nacharbeit systematisch reduzieren. KI kannst du dazunehmen – nötig ist sie nicht.
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Die KI-Unterstützung – Belege automatisch auslesen und Transaktionen vorschlagen – ist ein optionaler Baustein in den höheren Paketen und kann die Effizienz weiter steigern. Die Grundautomatisierung wirkt aber unabhängig davon. Wer ohne KI arbeitet, verliert nur das Lesen von Bildern und Scans; alles andere läuft weiter.
Viele Kanzleien verbringen einen großen Teil ihrer Zeit mit wiederkehrenden Routineaufgaben: CSV-Listen prüfen, unvollständige Buchungen suchen, fehlende Angaben wie Konto, Steuersatz und Dubletten manuell aufspüren, Freigaben koordinieren und dieselben Daten anschließend in verschiedene Systeme übertragen. vorerfasst bündelt genau diese Schritte.
Buchungsjournal, offene Posten und Kontoauszüge kommen als CSV oder Excel herein. Die Spaltenzuordnung machst du einmal – vorerfasst merkt sie sich und wendet sie bei jeder weiteren Liste an, auch wenn sie aus einem anderen System kommt.
Statt jeden Beleg durchzusehen, schlägt vorerfasst nur die unvollständigen oder auffälligen Positionen vor: fehlendes Gegenkonto, leerer Steuersatz, mögliche Dublette. Vollständige Vorgänge werden übersprungen. Aus Stapelverarbeitung wird eine Arbeitsliste, die man abarbeitet.
Fehlende Angaben bleiben sichtbar und werden nicht automatisch gefüllt. Der Steuersatz bleibt leer, bis er bewusst ergänzt wird. Automatisierung heißt hier: schneller finden, was fehlt – nicht: Lücken mit geratenen Werten schließen.
Die Rollen sind getrennt: die Buchhaltung bereitet vor, der Bilanzbuchhalter prüft, C-Level gibt frei. Jede Freigabe schreibt eine neue Zeile mit Person und Serverzeit. Ändert sich ein Beleg später, bleibt die alte Freigabe sichtbar und gilt nicht mehr.
Dieselben Buchungszeilen gehen ohne manuelle Anpassung an DATEV, BMD, RZL, Lexware, Sage 50 oder SAP Business One. Kein zweites Erfassen, kein Copy-and-Paste zwischen Programmen. Den Probelauf machst du im Zielprogramm, mit denselben freigegebenen Zeilen.
Aging sortiert überfällige Posten für Mahnungen, SEPA-Vorschläge entstehen aus überfälligen Kreditoren, AfA-Vorschläge sind anpassbar, und der Kontoauszug gleicht sich gegen die offenen Posten ab. Auch das ist regelbasiert und braucht keine KI.
Steuerkanzleien und Buchhaltungsbüros arbeiten unter Zeitdruck, mit wechselnden Mandanten und oft mehreren Zielsystemen. Jede manuelle Übertragung oder Nachsuche kostet nicht nur Zeit, sondern erhöht das Fehlerrisiko und bindet qualifizierte Mitarbeitende an Routinetätigkeiten. Dazu kommen Mandantentrennung, Datenhaltung in der EU und verpflichtende Zwei-Faktor-Anmeldung – die Automatisierung darf die Kontrolle nicht ersetzen.
Zeit und Personalstunden zu sparen heißt bei vorerfasst nicht, auf KI zu warten. Es heißt, die wiederkehrenden Schritte der Vorerfassung, Prüfung und Übergabe so zu automatisieren, dass nur noch die fachlichen Entscheidungen übrig bleiben. Wer die KI später ergänzt, steigert die Einsparung weiter. Die Basis funktioniert schon vorher.
| Variante | Stunden im Monat | Kosten im Monat |
|---|---|---|
| Manuell | ca. 37,5 h | 2.250 € |
| Mit vorerfasst | ca. 25 h | 1.500 € |
| Ersparnis | 12,5 h | 750 € |
Annahmen: 500 Belege, interner Stundensatz 60 €. Das sind rund 33 % weniger Zeit – allein durch den Wegfall von Such-, Prüf- und Übertragungsarbeit. Je nach Volumen, Anzahl der Systeme und internen Abläufen liegen die Einsparungen häufig bei mehreren Stunden pro Woche bis fast einem Arbeitstag. Unverbindliche Beispielrechnung; sie zeigt nicht, wie viel Zeit in einer bestimmten Kanzlei tatsächlich wegfällt.
Buchungsjournal, Kunden und Lieferanten sowie offene Posten als CSV oder Excel. Die Spalten ordnest du einmal zu.
Personenkonto aus der Nummer oder dem Namen, Gegenkonto aus dem Journal – regelbasiert, ohne KI.
Nur fehlendes Konto, fehlender Steuersatz und mögliche Dubletten bleiben liegen.
Bilanzbuchhalter prüft, C-Level gibt frei. Der Stempel kommt mit Serverzeit.
Dieselben Zeilen gehen als EXTF, BMD Satzart 0, RZL-Euro-Datei oder SAP-DTW hinaus.
Ja, und zwar vollständig: Import, Zuordnung der offenen Posten, Buchungsvorschlag aus dem Journal, Prüfung, Freigabe, Mahnung, Zahlung, Export, AfA und Bankabgleich sind reine Regeln. Ohne KI fallen nur das Lesen von Bildern und Scans sowie der Chat weg. E-Rechnungen und PDF mit Textebene werden schon ohne KI gelesen.
Gescannte oder fotografierte Belege werden ausgelesen, sichtbare Unterschriften erkannt und Bestellungen aus Bildern gelesen. Der Chat-Mitarbeiter „Vor“ beantwortet Fragen zu den eigenen Daten. Das ist ein optionaler Baustein in den höheren Paketen – die Zeitersparnis durch Automatisierung kommt unabhängig davon.
Im Beispiel oben sind es 12,5 von 37,5 Stunden, also rund ein Drittel – ohne KI. Je nach Volumen und Anzahl der Zielsysteme sind es mehrere Stunden pro Woche bis fast ein Arbeitstag. Die Zahl ist eine Beispielrechnung, keine Zusage.
Nein. Steht keiner in der Zeile und keiner in einer schon gebuchten Journalzeile für dieses Konto, bleibt das Feld leer. Automatisierung findet die Lücke, füllt sie aber nicht mit einem geratenen Wert.
Ja. Der Schalter „mit KI oder ohne KI“ liegt in den Einstellungen. Ohne KI läuft alles außer Bilderkennung und Chat, und der Bestand bleibt vollständig nutzbar.
Vorgesehen Frankfurt in der EU. Die Daten bleiben dem Mandanten zugeordnet, die Anmeldung läuft nur mit Passwort und Authenticator.