Absender & E-Mail-Authentifizierung
SPF, DKIM und DMARC prüfen, ob die E-Mail wirklich vom angegebenen Absender stammt. Eine Rechnung von einem Domänen-Lookalike oder mit gefälschtem Absender fällt auf, bevor sie zur Zahlung steht.
Eingangsrechnungsprüfung
Eingangsrechnungen prüfen, bevor sie bezahlt werden
Fake-Rechnungen zielen auf die Zahlung: ein geänderter IBAN, eine gefälschte Absender-Adresse, eine Rechnungsnummer, die es schon gibt. vorerfasst prüft Eingangsrechnungen automatisch und zeigt das Ergebnis als Ampel — grün, gelb oder rot.
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UID-Prüfung
Die UID des Rechnungsausstellers wird gegen den offiziellen Prüfbestand gehalten. Eine fehlende, falsche oder ungültige UID ergibt eine Auffälligkeit — der Beleg bleibt markiert.
IBAN- & Lieferantenabgleich
Die IBAN auf der Rechnung wird mit der beim Lieferanten hinterlegten Bankverbindung abgeglichen. Weicht die Kontonummer ab, warnt vorerfasst — das klassische Muster des Zahlungsbetrugs.
Dubletten & Rechnungsnummer
Rechnungsnummern werden auf Wiederholungen geprüft. Kommt dieselbe Nummer zweimal, bleibt die zweite Rechnung offen, statt doppelt bezahlt zu werden.
Abgleich mit Bestellung & Vertrag
Betrag und Positionen werden gegen Bestellung, Rahmenvertrag oder offene Posten gehalten. Was nicht bestellt wurde, fällt auf — unabhängig davon, wie echt die Rechnung aussieht.
Ampel & Blockade
Jede Rechnung bekommt ein Ergebnis: grün, gelb oder rot. Bei roten Auffälligkeiten bleiben Freigabe und Zahlung gesperrt, bis ein Mensch nachgesehen hat.
Die Ampel: grün, gelb, rot
Jede Rechnung bekommt ein Ergebnis. Die Farbe entscheidet, ob sie freigabefähig ist — und ob die Zahlung möglich bleibt.
Grün
Keine Auffälligkeit. Die Rechnung kann normal freigegeben und bezahlt werden.
Gelb
Eine Auffälligkeit, die geprüft werden sollte — etwa eine noch nicht hinterlegte IBAN. Ein Blick reicht, dann entscheidet der Mensch.
Rot
Deutliche Auffälligkeit. Freigabe und Zahlung bleiben gesperrt, bis eine berechtigte Person nachgesehen und korrigiert oder freigegeben hat.
Ablauf
- 1
Beleg kommt an
E-Mail, E-Rechnung oder PDF. vorerfasst übernimmt die Rechnung in den Eingang.
- 2
Prüfungen laufen
Absender, UID, IBAN, Rechnungsnummer und der Abgleich mit Bestellung oder Vertrag.
- 3
Ampel zeigt das Ergebnis
Grün heißt freigabefähig, gelb heißt prüfen, rot heißt: Freigabe und Zahlung bleiben gesperrt.
- 4
Mensch entscheidet
Eine Person sieht sich die Auffälligkeit an, korrigiert oder gibt frei. Kein Betrag wird automatisch als echt abgestempelt.
Was die Prüfung nicht ist
vorerfasst prüft Muster und Auffälligkeiten — keine Echtheit im rechtlichen Sinn. Die KI unterstützt die Buchhaltung, ersetzt aber keine menschliche Prüfung und keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Ob eine Rechnung wirklich bezahlt werden soll, entscheidet immer ein Mensch.
Fragen
Was prüft vorerfasst bei einer Eingangsrechnung?
Absender und E-Mail (SPF/DKIM/DMARC), UID, IBAN und Lieferantenbankdaten, Dubletten und Rechnungsnummer sowie den Abgleich mit Bestellung oder Vertrag. Das Ergebnis erscheint als Ampel.
Erkennt vorerfasst jede Fake-Rechnung?
Nein. Die Prüfungen erkennen typische Muster — gefälschte Absender, abweichende IBAN, doppelte Rechnungsnummern, ungültige UIDs. Die KI unterstützt, garantiert aber keine Echtheit. Die letzte Entscheidung trifft ein Mensch.
Was passiert bei einer roten Ampel?
Freigabe und Zahlung bleiben gesperrt. Die Rechnung bleibt als offener Fall sichtbar, bis eine berechtigte Person sie geprüft und freigegeben oder korrigiert hat.
Ist die UID-Prüfung mit dem Finanzamt verbunden?
Die UID wird gegen den offiziellen Prüfbestand abgeglichen. Ein Treffer bestätigt die Gültigkeit, ersetzt aber keine steuerliche oder rechtliche Beratung.
Prüft vorerfasst die IBAN automatisch?
Ja. Die IBAN wird auf Plausibilität geprüft und mit der beim Lieferanten hinterlegten Bankverbindung abgeglichen. Eine Abweichung ist eine Auffälligkeit in der Ampel.