vorerfasst für Kanzleien

Buchhaltung und Bilanzierung, fertig für deinen Arbeitstag.

Belege, offene Posten und Buchungen an einem Ort. Vorerfasst zeigt, was fehlt, lässt prüfen und bringt die fertige Datei in DATEV, BMD, RZL, Lexware, Sage oder SAP.

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08:15 · Offene FälleMuster GmbH
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DATEV · Lexware · Sage 50BMD · RZLSAP Business One
Vorerfassung

Du startest mit einem Status, nicht mit einem Stapel.

Die Saldenliste bringt Kunden und Lieferanten mit. Die offenen Posten hängen an diesen Konten. Was unklar ist, bleibt offen, statt still mit einem Steuersatz gefüllt zu werden.

6
Zielformate aus denselben Buchungszeilen
1
Freigabestempel mit Serverzeit, Historie bleibt stehen
0
Steuersätze, die das Programm sich ausdenkt
Ein Morgen

Vom CSV bis zur Datei für die Kanzlei.

1

Listen kommen als CSV

Saldenliste, offene Posten, Buchungsjournal und Kontoauszug. Die Spalten ordnest du einmal zu. Kunden und Lieferanten stehen in der Saldenliste.

2

Nur die offenen Fälle

Fehlender Steuersatz, fehlendes Konto, mögliche Dublette. Was vollständig ist, bleibt liegen, bis du es mitnimmst.

3

Freigabe mit Serverzeit

Der Stempel kommt vom Server, nicht aus einem Feld. Die Freigabematrix sagt, wer bis zu welchem Betrag freigibt. Ändert sich die Rechnung danach, bleibt der alte Stempel sichtbar und gilt nicht mehr.

4

Datei für die Kanzlei

Dieselben Zeilen gehen nach DATEV, Lexware, Sage 50, BMD, RZL oder SAP Business One. Leere Steuersätze bleiben leer.

Prüfen

Aging, Mahnung, Zahlung

Überfällige Debitoren werden zum Mahnschreiben. Überfällige Kreditoren werden zur SEPA-Datei, nachdem eine Person die Zahlung freigibt.

Anlagen

AfA als Vorschlag

Nutzungsdauern aus der deutschen Tabelle, gerechnet nach der österreichischen Monatsregel. Die Jahre bleiben änderbar.

Kontrolle

Saldo gegen offene Posten

Die Saldenliste steht neben der Summe der Posten auf demselben Konto. Eine Differenz bleibt sichtbar.

Protokoll

Wer hat was gespeichert

Import, Freigabe und Export landen im Protokoll. Die Freigabe selbst ist eine eigene, unveränderliche Liste.

Integrationen

Die Datei passt in das Programm, das die Kanzlei schon hat.

Dieselben Buchungszeilen gehen als Datei raus. Der Import passiert in DATEV, Lexware, Sage, BMD, RZL oder SAP Business One.

DATEVDATEVEXTF-Buchungsstapel. Die Kanzlei importiert die Datei.
LexwareLexwareDieselbe DATEV-Datei, Import in Lexware.
Sage 50Sage 50Dieselbe DATEV-Datei für Sage 50 und 50cloud.
BMDBMDFIBU-Buchungssätze Satzart 0, als Datei.
RZLRZLEuro-Datei mit Strichpunkt, Import in RZL.
SAP Business OneSAP Business OneDTW-Datei mit OJDT und JDT1.
Ablauf

Es bleibt bei der CSV.

BMD und RZL, DATEV, Lexware, Sage und SAP Business One lesen die Datei in ihrem eigenen Import. Du prüfst sie dort mit dem Probelauf.

Nachvollziehbar

Der Stempel ist kein Textfeld.

Zeit und Person kommen vom Server. Eine spätere Änderung der Rechnung macht die Freigabe ungültig, löscht sie aber nicht.

Zugang

Ohne zweiten Faktor geht nichts.

Passwort und Authenticator, Wiederherstellungscodes einmal. Erst danach sind Mandanten und Belege sichtbar.

Sicherheit

Die Bücher bleiben zuordenbar.

Zugang, Rolle und Protokoll gelten für jeden Mandanten. Der vorgesehene Speicherort ist Frankfurt.

Daten in der EU

Der vorgesehene Ort ist ein Server in Frankfurt. Mandanten, Belege und das Archiv bleiben in der EU und bei diesem Mandanten.

Auftrag

vorerfasst verarbeitet die Buchhaltung im Auftrag der Kanzlei, nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlich für die Bücher bleibt die Kanzlei.

Rollen

Die Buchhaltungskraft bereitet vor. Der Bilanzbuchhalter prüft. C-Level gibt frei. Ohne diese Freigabe entsteht keine Bankdatei.

Pflicht-2FA

Anmeldung nur mit Passwort und Authenticator. Die Wiederherstellungscodes gibt es einmal. Danach sind Mandanten und Belege sichtbar.

Protokoll

Import, Freigabe und Export schreiben Person und Zeit. Die Freigabe bleibt als eigene Liste stehen und wird nicht überschrieben.

Anmeldung

Das Passwort liegt nur als Prüfwert. Die Sitzung ist signiert und endet nach zwölf Stunden.

Preise

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Zusätzliche Leistungen

Einmalig und jährlich

Buchhaltungssystemwechsel
1.499,99 €

einmal je Mandant, netto. Alte Dateien, Salden und offene Posten als Startbestand. Alle Wechsel erklären

Buchhaltungsarchivierung
199,99 €

im Jahr je Mandant, netto. Originale und Belege, sieben Jahre. Archivierung erklären

Kostenrechner

Zeit und Kosten aus deinen eigenen Zahlen.

Belege, Minuten und ein Stundensatz von 60 €. Die Minuten mit vorerfasst sind deine Annahme.

Die Minuten mit vorerfasst sind deine Annahme. Der Stundensatz in der Rechnung ist 60 €.

Jetzt37,5 Stunden2.250,00 € im Monat
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Das Archiv kostet 199,99 € im Jahr, das sind 16,67 € im Monat. Der Wechsel kostet 1.499,99 € einmal.

Unverbindliche Rechnung aus diesen Angaben. Sie sagt nicht, wie viel Zeit in der Kanzlei wirklich wegfällt.

Fragen

Das fragen Kanzleien zuerst.

Was kommt rein?

CSV. OP-Liste Debitoren, OP-Liste Kreditoren, Saldenliste, Buchungsjournal und Kontoauszug. Die Personenkonten aus der Saldenliste sind der Kunden- und Lieferantenstamm. Die Bankbuchung übernimmt das Konto aus dem Journal.

Was geht raus?

Ein Buchungsstapel. DATEV, Lexware und Sage 50 lesen dieselbe EXTF-Datei. BMD bekommt Satzart 0, RZL die Euro-Datei, SAP Business One die DTW-Datei.

Erfindet vorerfasst einen Steuersatz?

Nein. Steht keiner in der Zeile, bleibt das Feld leer. Ein Betrag mit Steuersatz gilt als Brutto.

Wie ist die Freigabe nachvollziehbar?

Jede Freigabe schreibt eine neue Zeile mit Nutzer und Serverzeit in Wien. Die Historie wird nicht überschrieben. Die Matrix legt fest, wie viele Personen bis zu welchem Betrag freigeben. Mahnung, Zahlung und der Export offener Posten warten auf einen gültigen Stempel.

Brauche ich eine Schnittstelle ins Programm?

Nein. Du lädst die CSV herunter und importierst sie in DATEV, Lexware, Sage, BMD, RZL oder SAP Business One. Vorher der Probelauf im Zielprogramm.

Wo liegen die Daten?

Auf dem Server dieser Installation, vorgesehen für Frankfurt in der EU. Die Dateien eines Mandanten bleiben diesem Mandanten zugeordnet. Die Anmeldung geht nur mit Passwort und Authenticator.

Wer verarbeitet die Buchhaltung?

vorerfasst verarbeitet sie im Auftrag der Kanzlei, nach Art. 28 DSGVO. Die Verantwortung für die Bücher bleibt bei der Kanzlei.

Die nächste Liste kann heute noch raus.

Lege das Büro an, schalte den zweiten Faktor ein und lade eine CSV.

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